Ballerup Hjemmepleje: 6-punkts handleplan for forebyggelse af sygefraværet

Ballerup Hjemmepleje har stået overfor en stor udfordring med et højt sygefravær. Hjemmeplejens struktur er bygget op omkring små, medstyrende teams, hvilket gør dem særligt sårbare over for fravær. Derfor, for at få bugt med det høje sygefravær blev der iværksat en målrettet indsats med fokus på åben kommunikation og styrket nærledelse gennem en handleplan. Handleplanen blev drøftet og besluttet i arbejdspladsens lokale MED-udvalg, og blev til på baggrund af input fra alle teams i forhold til, hvad der kan gøres for at sikre et lavere sygefravær. De 6 handlepunkter er: 

1. Synliggør fravær. 
2. Tal om rammerne for, hvornår man kan melde sig syg, og hvornår man har brug for en fridag. 
3. Mere fokus på, hvordan der bruges TeamEffect 
4. 1-1 samtale med fokus på dem der kommer på arbejde 
5. Tilliden, sammenholdet i teamet.  
6. OBS på, hvordan der tales om hinanden 

Første punkt handler om at synliggøre sygefraværet for alle medarbejdere. Dette gøres konkret ved at ophænge team-specifikke statistikker i hjemmeplejens personalerum. Tiltaget handler om at skabe gennemsigtighed, involvere medarbejderne samt skabe interesse for sygefraværet. 

Handleplanens næste punkt handler om at skabe en fælles forståelse for og definition af, hvornår det er ok at sygemelde sig og gøre det legitimt at tale med hinanden om sygefravær.  

For at starte dialogen havde teamlederne forberedt dialogslides med forskellige sygefraværsårsager, som medarbejderne drøftede på et møde. Eksempler på årsager var fx min mor er blevet indlagt, jeg bliver nødt til at melde mig syg eller jeg har ikke sovet så godt i nat og må derfor melde mig syg. Fokusset var at komme det fravær til livs, som ikke skyldes sygdom. En øjenåbner var, at der var store forskelle på, hvad den enkelte opfattede som valide sygefraværsårsager. Samtalerne bidrog til at skabe en fælles forståelse af hvad sygefravær er og øge bevidstheden for medarbejderne om deres egen adfærd. 

Fleksibilitet – har man brug for en fridag? 

Den fælles forståelse af sygefravær er kun én del af løsningen. Det er afgørende for Ballerup Hjemmepleje, at medarbejderne oplever, at der er alternativer til at melde sig syg. På et døgndækket område, hvor der er faste vagtskemaer, handler det også om at skabe fleksibilitet for medarbejderen, så der kan findes løsninger, når behovet opstår. Det forudsætter et tillidsfuldt og konstruktivt samarbejde mellem leder og medarbejder til at finde de gode løsninger, lige så vel som det kræver, at medarbejderne bakker op om tilgangen og hjælper hinanden på tværs. Fleksibilitet spiller derfor en central rolle, hvor sygemelding ikke er den eneste løsning. Løsningerne er mange, men en medarbejder kan for eksempel benytte en afspadseringsdag, hvis behovet pludselig opstår, eller møde ind til en halv dag, hvis de ikke føler sig helt oplagte.  

Handleplanens tredje punkt handler om at skabe en tæt føling for medarbejdernes trivsel og styrke nærledelsen som en del af sygefraværsindsatsen. Dette gøres gennem anvendelsen af et digitalt værktøj, der giver medarbejderne mulighed for at vurdere deres arbejdsdag og sende besked til deres teamleder. Konkret får lederen en daglig oversigt over medarbejdernes trivselsniveau, og der er klare aftaler for, hvornår der følges op på det psykiske arbejdsmiljø. Samtidig kan kollegaer sende anerkendelser til hinanden, hvilket Ballerup Hjemmepleje har oplevet som medvirkende til et godt arbejdsmiljø.  

Handleplanens fjerde punkt sætter fokus på medarbejdere med lavt sygefravær. Formålet er at huske dem der har et højt fremmøde, samt være nysgerrig på og anerkende de medarbejdere, der altid møder på arbejde. Derfor afholder lederen samtaler med medarbejdere med lavt eller intet sygefravær, således at disse medarbejdere også får lejlighed til at tale med lederen omkring deres arbejdsopgaver og trivsel. Dette punkt er også med til at sikre viden om, hvad der fremmer et højt fremmøde, samt opnå en forståelse af, hvilke forhold på arbejdspladsen der bidrager hertil. Samtalerne opleves at medvirke til at fremme en kultur om mødestabilitet.   

Handleplanens femte punkt handler om at styrke sammenholdet og tilliden i teamene blandt kollegaer og leder. Dette punkt handler om at skabe psykologisk tryghed, hvor der skal være plads til åbenhed og gensidig respekt for de forskelligheder, der findes i teamet.   

En konkret måde at arbejde med dette på er at have en ambassadør i hvert miniteam, som går forrest ved at være åben og ærlig omkring hvordan vedkommende har det og hvad der kan være svært. Ambassadøren viser, at det er trygt at dele sine tanker og have en åben kommunikation med sine kollegaer og leder, selv når man står overfor udfordringer. Det bidrager til at skabe tillid og sammenhold i teamet. Dertil oplever Ballerup Kommune, at organiseringen i medstyrende teams, hvor der arbejdes i miniteams og afholdes ugentlige møder, er medvirkende til at understøtte tilliden og sammenholdet blandt kollegaerne. 

Handleplanens sjette punkt fokuserer på at skabe en positiv arbejdsplads med en god tone. Dette understøttes blandt andet ved, at der fast deles en god historie på MED-møderne, samt at hvert miniteam har en udpeget repræsentant, der formidler, hvad teamet ønsker at identificeres med og de gode historier. Punkt 6 handler i lige så høj grad om at styrke hjemmeplejens omdømme udadtil, som at få delt de gode historier på tværs af arbejdspladsen. 

Indsatsen har haft markant effekt og samlet set er det korte sygefravær i Ballerup Hjemmepleje faldet med omkring 45 procent. Handleplanen udgør i dag, fortsat fundamentet for hjemmeplejens arbejde med at skabe en stabil og velfungerende struktur, hvor fleksibilitet, sammenhold og tillid er bærende elementer.  

Resultater på trivslen

Teamlederne følger løbende trivslen i deres teams via Teameffekt og oplever generelt god trivsel. Ballerup Hjemmepleje vurderer, at deres arbejde med sygefravær og et styrket arbejdsmiljø afspejler sig i rekrutteringen, hvor der opleves ventelister til at blive en del af teamene.  

En anbefaling er at inddrage alle medarbejdere i sygefraværsindsatsen fra starten, så nedbringelse af sygefraværet bliver et fælles ansvar, der deles bredt af alle. 

Et andet godt råd er at skabe alternativer til at melde sig syg, hvilket Ballerup hjemmepleje har haft gode erfaringer med, fx gennem øget fleksibilitet.  

Derudover er et godt råd at arbejde på at skabe et rum, hvor medarbejderne tør tale om det, de synes er svært – både på arbejdet og privat. Det er med til at opbygge tillid og forståelse i teamet. Et andet råd er at finde en ambassadør i hvert team, som har mod på at være forgangsperson for at medvirke til skabelsen af det trygge rum.  

I Ballerup Kommune fortsætter arbejdet med at fastholde handleplanens principper. Teamlederne vurderer løbende, hvor det enkelte team befinder sig, og hvor der eventuelt skal sættes ind. Derudover prioriteres det, at teams er fuldtallige, så der ikke mangler medarbejdere. 

Ved lederskift er der fokus på en grundig introduktion til handleplanens seks punkter, så den nye leder hurtigt kommer på omgangshøjde med teamet. 

Ballerup fortæller, at deres fokus er på at fastholde de gode resultater og det lave sygefravær, som de beskriver som en lige så stor – og til tider endnu større – opgave, da det kræver vedvarende energi og engagement. 

De arbejder videre på, at handleplanens principper bliver en integreret del af deres kultur. De understreger at det er vigtigt at huske, at en kulturforandring tager tid og kræver løbende opmærksomhed og evaluering.