Hillerød Kommunes "Slidt med Vilje"-strategi optimerer bygningsvedligeholdelse

Nøgletalssamarbejdets vedligeholdelsesmodel

Løsningen har været Nøgletalssamarbejdets model for vedligeholdelse, der er baseret på en skala fra 1-5. Her vurderes tilstanden på områder som klimaskærm og tekniske installationer. Med modellen får hver bygning en samlet karakter, som gør det lettere at sammenligne og prioritere.

Modellen bruges på flere niveauer. Ketty er vedligeholdelsesplanlægger og anvender modellen til bygningssyn. Er er der fejl, mangler eller ønsker til bygningens indretning mv. inddrages brugerne i en dialog om bygningens funktion. Prioritering af opgaver foretages af ejendomme, hvor klimaskærmen har første prioritet. Heidi, der er projektleder inden for strategi og udvikling, bruger modellen som grundlag for politiske forslag og langsigtede planer for kommunens ejendomsportefølje. Kenneth, der er bygningssystem- og dataansvarlig, analyserer og organiserer data fra modellen for at støtte vigtige beslutninger.

Fra plan til handling

For at bruge ressourcerne bedst muligt, er det nødvendigt med en strategi, fortæller Heidi. "Vi har ikke råd til at vedligeholde alle bygninger. Derfor må vi træffe svære valg om, hvor vi skal investere, og hvilke bygninger vi må af med.”

Kommunen arbejder ud fra princippet "Slidt med Vilje", hvor mindre kosmetiske fejl bliver accepteret, så længe bygningerne stadig er funktionelle. "Vi fokuserer på det, der har størst betydning for bygningernes levetid og bedst understøtter kommunens kerneopgaver," uddyber Heidi.

Samarbejd med brugerne

Ifølge Ketty har en stor udfordring været at skabe overblik og ensartethed, når tilstanden skal vurderes. "Før registrerede vi bygningssyn enkeltvis uden et samlet system. Det gjorde det svært at prioritere de mest presserende problemer."

Nøgletalssamarbejdets model hjælper dermed kommunen med at planlægge frem for at reparere akut. Tidligere tog kommunen sig kun af problemer, når de opstod, hvilket skabte udfordringer. En utæt tagkonstruktion kunne pludselig kræve akut reparation, hvilket var dyrt og forstyrrede andre planlagte opgaver.

Ketty fremhæver også, at det er vigtigt at inddrage brugerne. Hun mødes eksempelvis med skoleledere eller institutionsledere under sine gennemgange. "Når vi udfører bygningssyn med dem, der bruger bygningerne, fanger vi ofte problemer, som ellers ville gå under radaren. Samtidig skaber det en god dialog og fælles forståelse."

Brug data 

Data er afgørende for kommunens ejendomsstrategi, forklarer Kenneth: “Vi bruger systemer som Dalux til at analysere bygningernes tilstand. Det viser os, hvor vi skal sætte ind.” Med programmet kan vi systematisere viden om bygningers og installationers tilstande. Det gør det nemmere at prioritere.

Data hjælper både internt og i dialogen med politikere. Konkrete tal gør beslutninger nemmere, og politikerne forstår konsekvenserne af deres valg bedre.

Et eksempel er klimaskærmen. "Hvis taget ikke er tæt, kan det skade bygningens indre. Derfor prioriterer vi klimaskærmen over mindre vigtige ting som maling," forklarer Kenneth. Data gør det derfor muligt at forstå de økonomiske konsekvenser over tid.