Favrskov Kommune: En dialogbaseret tilgang til vedligeholdelsesdata

Modeller understøtter operativt arbejde

Michael Ertmann, der er leder af Ejendomscentret, fortæller, at modellerne er "et godt kommunikativt redskab, der hjælper med at finde en standard for tilstanden i kommunens bygninger ”. Michaels kollega Jesper Bendtsen arbejder også med modellerne. Han fremhæver, at modellerne understøtter det operationelle arbejde. I hans optik giver modellerne et bedre beslutningsgrundlag og mulighed for at sammenligne bygningernes tilstand med andre kommuner.

Fælles møder og løbende dialog sikrer bedre resultater

Favrskov Kommune har en stærk dialogbaseret tilgang til ejendomsforvaltning, hvor løbende samtaler med relevante aktører er afgørende for beslutningsprocesserne. Ifølge Michael er dialogen med – og navnlig mellem – medarbejdere essentiel for at sikre en praktisk og realistisk tilgang til vedligeholdelse. Dialogen sikrer, at kommunen hurtigt kan identificere og håndtere vedligeholdelsesbehov baseret på både data og erfaringsbaseret viden.

Michael forklarer, at Ejendomscentret én gang årligt samler relevante faggrupper, herunder arkitekter, bygningskonstruktører, driftsfolk og maskinmestre, til et fælles møde. Her gennemgår deltagerne bygningernes tilstand, diskuterer prioriteringer for det kommende år og opdaterer deres viden på en struktureret måde. ”Vi bruger data, men det handler meget mere om dialog med alle dem, der ved noget om bygningerne. Vi bliver nødt til at bruge det faglige blik, som er til rådighed,” siger han. Møderne bruges derfor til at samle og systematisere erfaringer i drifts- og vedligeholdelsesværktøjet Dalux, men det er i lige så høj grad en mulighed for at dele erfaringer og viden fra praksis.

En central del af arbejdet er også den løbende dialog med teamkoordinatorer og servicemedarbejdere, der har direkte kontakt med bygningerne. Disse medarbejdere spiller en afgørende rolle i at identificere problemer, før de vokser sig store. ”Det er vigtigt at få de daglige observationer fra dem, der arbejder tættest på bygningerne. Det gør, at vi kan reagere hurtigere og mere præcist,” forklarer Michael. Denne tilgang sikrer, at vedligeholdelsesindsatsen ikke kun er reaktiv, men også forebyggende.

Svært at sammenligne på tværs af kommuner

For Favrskov har implementeringen af modellen for tilstandsvurdering ikke været vanskelig, men det er ikke uden udfordringer at sammenligne data på tværs af kommuner. ”Vi er alle forskellige i størrelse og antallet af indbyggere. For eksempel har vi mange tilflyttere, hvilket giver pres på vores bygninger, mens andre kommuner oplever det modsatte,” siger Jesper.

Udfordringen er kun blevet større af, at det stadig er få andre kommuner, der har indberettet data for vedligeholdelsestilstand til KL. Det er dog alligevel muligt for Favrskov Kommune at finde sammenlignelige kommuner, fx Syddjurs og Skanderborg, som har lignende størrelse og demografisk udvikling. Dette gør det muligt at opnå relevante sammenligninger og bruge dem strategisk til at forbedre deres ejendomsforvaltning. Og det bliver kun nemmere i takt med, at endnu flere kommuner kommer i gang.

Nøgletal optimerer kommunens prioriteringer

På trods af udfordringerne har det centraliserede set-up alligevel været en stor fordel. ”Det giver os bedre overblik og gør det lettere at koordinere og sammenligne data internt,” siger Jesper.

En stor gevinst er det beslutningsgrundlag, som de standardiserede data giver. ”Vi kan nu bedre sammenligne bygningernes tilstand internt og med andre kommuner. Det giver os et mere kvalificeret grundlag for vores prioriteringer,” forklarer Michael.

Derudover har samarbejdet resulteret i en øget bevidsthed om bygningernes anvendelse og tilstand, hvilket kan anvendes strategisk i forbindelse med kommende energirenoveringer. ”Med det nye EU-direktiv om energieffektivisering bliver det endnu vigtigere at kende vores bygningers tilstand og energiforbrug. Her kan nøgletalssamarbejdet spille en vigtig rolle,” afslutter Michael.