Fælles standarder og dedikerede ressourcer styrker vedligeholdelsen af Silkeborgs kommunale bygninger

Nøgletalssamarbejdets model for vedligeholdelsestilstand

Modellen tildeler bygninger en score fra 1-5, som indikerer, hvornår tilstanden på bygningen skal vurderes igen. Lars Thygesen, der er sektionsleder i Projekt og Driftsudvikling, reflekterer over den ændring, der er sket i praksis: "Vurderinger af bygningers tilstande var før mere subjektive og båret på fortællinger. Nu har vi et fælles sprog til at måle og veje baseret på fælles definitioner."

Kommunen administrerer omkring 600.000 m² ejendomme. Derfor er det essentielt at have nøjagtige og pålidelige data, for at kommunen kan træffe informerede beslutninger. Allan Madsen, der er ejendomschef, forklarer: "Dataene giver sammenlignelig viden, der er brugbar internt og forbedrer kvaliteten af kommunikationen opadtil, når der skal prioriteres."

To nye ansatte og en referenceguide

Da kommunen begyndte at lave de nye tilstandsvurderinger, blev to medarbejdere dedikeret at lave samtlige tilstandsvurderinger over et år. “Det er vigtigt, at det er de samme mennesker, som laver vurderingerne. Så bliver de bedre at sammenligne”, fortæller Kim Grandt, der er ingeniør.

I arbejdet med modellen har forberedelse og ensretning været afgørende. Nogle medarbejdere har været mere positivt anlagt end andre. Og nogle gange har der været uenighed om bygningens tilstand. Derfor er der brug for standarder.  “Referenceguiden fungerer som grundlag for en vurdering, når der uenighed om tilstanden”, fortæller Francine Chittenden, der er digitaliseringsspecialist i kommunen.

Når medarbejdere nu laver vurderinger, bruger de referenceguiden, som indeholder billeder og beskrivelser med eksempler. Fx kan medarbejderne se, at det tag de aktuelt står og kigger på, svarer til en 3’er i guiden. På den måde giver data et mindre subjektivt vurderingsgrundlag, og kan bruges som argument, fx hvis der er brugere, der mener noget andet om tilstanden. Allan fortæller at medarbejderne generelt oplever, at den nye strukturerede tilgang skaber tillid og accept til de beslutninger, som de træffer ud fra modellen.

Udfordringer med tekniske vurderinger

Selvom arbejdet med modellen har været en positiv historie, har kommunen haft udfordringer med de tekniske vurderinger. “Det er generelt svært at vurdere, fordi ledninger eller rør kan være skjult. Og hvis lampen blinker, eller hvis kontakten virker, er det så en 1’er eller en 2’er? Og så er det svært at finde én person, der har fagligheden til at vurdere alle parametrene,” fortæller Kim.

Denne udfordring har dog ledt til en positiv overraskelse. Allan og Lars fandt nemlig ud af, at de kan bruge serviceaftalen igennem det kommunale udbud, og derfor har de meget af den data til rådighed på forhånd.

Udviklingsplan for plejecentre

Et konkret resultat af modellen er den nye udviklingsplan for kommunens plejecentre. Der har modellen bidraget til en god dialog med politikere, og hjulpet med at træffe de rigtige beslutninger. “Der har vi brugt data til at foreslå en plan for politikerne omkring prioriteringen fremadrettet for at imødegå det ekstra kapacitetsbehov, der er de næste fem år. Og det er der blevet taget rigtig godt imod, “ fortæller Allan.