Københavns Kommunes tilgang til Hardware Asset Management: Når klima og økonomi går hånd i hånd
Københavns Kommune har sat ambitiøse mål for den grønne omstilling. Inden 2035 skal kommunens CO2-udledninger i forbindelse med IT-indkøb halveres. Men hvordan lykkes det at forene den grønne dagsorden med god økonomi og effektiv drift i Danmarks største kommune? Svaret ligger i en målrettet indsats for Hardware Asset Management (HAM), som over en længere årrække har udviklet sig til en strategisk nøglefunktion.
En grøn strategi med tre ben
“Kommunens tilgang til HAM er ikke opstået tilfældigt. Den er forankret i en overordnet strategi for at reducere udledningen af CO2, hvor IT spiller en central rolle,” Det siger Kerstin Alida Roberts fra Koncern IT i Københavns kommune
Denne strategi bygger på tre grundprincipper:
- Klar prioritering – hvor flytter vi mest for færrest ressourcer?
- “Two for one” – hvor kan vi både reducere CO2 og spare penge?
- Langsigtet fokus – modning af både organisation, leverandører og markedet.
Dette betyder, at HAM ikke kun er en teknisk eller logistisk disciplin, men også et redskab til bæredygtig ledelse og ansvarligt indkøb.
Sådan fungerer HAM i praksis
Københavns Kommune har valgt en centraliseret model for HAM. Når en ny medarbejder ansættes, bestilles udstyr gennem Koncern IT, som tilbyder en samlet servicepakke med månedlig leje, forsikring og support. Når medarbejderen stopper, bliver udstyret returneret og vurderet. I gennemsnit går en laptop gennem hænderne på ca. 2,1 medarbejdere, hvilket vidner om en høj grad af genbrug og cirkularitet i praksis.
Kommunen har desuden udvidet HAM til også at omfatte telefoner og tablets, og arbejder aktuelt med at standardisere og forenkle varesortimentet: To typer telefoner og to typer tablets, så indkøb og drift bliver mere strømlinet.
Datadrevne processer og digitale værktøjer
Københavns Kommune har udviklet egne værktøjer – bl.a. software og Power BI-dashboards – som understøtter en datadrevet tilgang. Her indsamles og analyseres data fra hele produktets livscyklus, fra indkøb til afskaffelse. På pc-området er det allerede muligt at følge med i udstyrets levetid, CO2-aftryk og genbrugsrate, mens telefoner og printere endnu kræver tæt samarbejde med leverandører for at skabe de nødvendige målemetoder.
Læring og organisering
Erfaringen viser, at en succesfuld HAM-indsats kræver tydelig organisering. I Københavns Kommune er ansvaret placeret hos Koncern IT, hvor en dedikeret afdeling fastlægger sortiment, styrer leverancer og koordinerer otte helpdesks – både fysiske og digitale. Det er afgørende, at HAM ikke bliver spredt mellem mange aktører, men at det er centraliseret, så én enhed har overblik og styring.
Samtidig er der lagt stor vægt på at skabe incitamenter i organisationen: Enheder skal afleveres ved fratrædelse, ellers bliver forvaltningerne økonomisk bonede. Det skaber adfærdsændringer og øger bevidstheden om genbrug.
Konkrete resultater og måling
Kommunen håndterer hvert år omkring 20.000-30.000 enheder, som skal genanvendes eller afskaffes. En væsentlig læring er, at selv små tekniske valg kan have stor betydning for levetiden. Eksempelvis viser erfaringer, at computere med dual-core processorer lever 10-25 % længere end single-core, og at det er mere økonomisk og miljøvenligt at opgradere RAM manuelt frem for at købe store mængder hukommelse fra start.
Dog er der stadig udfordringer med at måle de præcise klimaeffekter – ikke mindst fordi markedet mangler standarder. Her følger Københavns Kommune bl.a. Energistyrelsens estimater og afventer kommende EU-lovgivning, som skal skubbe leverandørerne i den rigtige retning.
Gode råd til andre kommuner
For kommuner, der overvejer at gå i gang med HAM, har Københavns Kommune tre klare anbefalinger:
- Forberedelse: Få styr på roller og ansvar. HAM kræver stærk intern organisering og klare procedurer – for returnering, vurdering og genanvendelse.
- Eksekvering: Centralisér og standardisér. Få styr på varesortimentet og sørg for, at én enhed har ansvaret for både drift og udvikling.
- Evaluering: Tænk i livscyklus. Mål effekterne ikke kun i kroner eller CO2, men i sammenhæng – og arbejd tæt med leverandører om realistiske og dokumenterbare målemetoder.